CONDIZIONI GENERALI DI UTILIZZO DEL SISTEMA “WCS”

 

1.    Definizioni 

1.1.    WCS è l’acronimo della soluzione “Web Communication Suite”, realizzata da EKRA, sulla base del quale sono state sviluppate numerose soluzioni, come, a titolo di esempio non esaustivo:

  • Drive App
  • Dealer Mate
  • Auto mate
  • Ecc.

Per tali soluzioni vale quanto previsto dalle presenti “Condizioni Generali”.

1.2.    S.a.a.S. Software as a Service è un modello di distribuzione del software applicativo, dove un produttore di software sviluppa, opera (direttamente o tramite terze parti) e gestisce un'applicazione Web, che mette a disposizione dei propri clienti via Internet. 

1.3.    EKRA (da qui in avanti anche “Fornitore”) è l’azienda, che ha sviluppato e che rende disponibile la piattaforma WCS in modalità S.a.a.S.. 

1.4.    Modulo è un insieme di strumenti e funzionalità, omogenei per finalità di utilizzo. Quindi, ad esempio, nel modulo “Sito Web” è possibile trovare gli strumenti per creare e gestire un sito Web, nel modulo “Anagrafiche” è possibile trovare gli strumenti per creare e gestire le anagrafiche dei contatti, delle aziende, ecc.. 
Esempi di moduli sono i seguenti:
-    Sito Web
-    Anagrafiche Utenti
-    Human Resource
-    Digital Asset Manager
-    Commesse
-    Log di sistema
1.5.    Cliente è l’organizzazione che, in accordo con EKRA, utilizza la soluzione WCS, o parte di essa (cioè: solo alcuni dei moduli, contenuti nel sistema WCS). 

1.6.    Release (o anche “versione”) della piattaforma WCS corrisponde ad una specifica organizzazione e ad un particolare insieme di strumenti e funzionalità del sistema, aggiornato fino all’ultima modifica, in ordine di tempo, apportata al sistema stesso.
Le release del WCS vengono indicate con una tripla di numeri.

1.7.    “Condizioni economiche”, o anche “Preventivo”, o ancora “Offerta economica” è il titolo del documento - allegato alle presenti “Condizioni Generali”, - in cui vengono definiti i termini economici (corrispettivo, fatturazione, piano e modalità dei pagamenti), la durata, le condizioni e modalità di recesso e le eventuali penali.

 

2.    Oggetto del contratto

2.1.    Il presente contratto stabilisce le condizioni di utilizzo della piattaforma denominata WCS di EKRA, e definisce i servizi riservati ai Clienti.

 

3.    Licenza d’uso dei servizi S.a.a.S. di WCS 

3.1.    I servizi WCS, in tecnologia S.a.a.S., sono concessi al Cliente in licenza d’uso. 
Il Cliente potrà utilizzare solo i moduli indicati nelle “Condizioni Economiche”, sottoscritte con EKRA e per una durata concordata col fornitore. 

3.2.    Accettando le condizioni il Cliente non è in alcun modo proprietario della piattaforma WCS e di nessuna parte di essa ad eccezione dei dati e files, inseriti dal Cliente stesso o da personale da questi incaricato. 

3.3.    WCS è soggetto a miglioramenti ed evoluzioni (anche derivanti da norme di legge). 
EKRA si riserva il diritto di apportare qualunque modifica e/o miglioramento ai servizi licenziati e offerti, che siano da essa considerati opportuni e necessari. 

3.4.    Il Servizio in modalità S.a.a.S. di WCS prevede, nel caso in cui il Cliente abbia sottoscritto le relative funzionalità,
-    Spazio disco MAX: 5 GB per un ambiente WCS con sito istituzionale e 20 GB un ambiente WCS con e-commerce
-    Traffico Max mensile: 10 GB
-    Picco Max: 5,0 Mbps
-    Numero Max 50 SMS/mese
-    Numero Max di processi contemporanei: 10
-    Numero Max di e-mail (cumulato di massive e transazionali) inviabili al mese: 10.000 

 

4.    Attivazione e messa a disposizione del servizio 

4.1.    I servizi vengono attivati e distribuiti on-line, secondo le procedure indicate e con le credenziali di autenticazione fornite da EKRA. 

4.2.    A partire dalla data di consegna del sistema, o del rilascio di una modifica/ampliamento, il Cliente avrà 14 giorni di tempo per effettuare le dovute verifiche e/o test alla configurazione del sistema, trascorsi i quali non potranno essere avanzate difformità e/o altro. 

 

5.    Obblighi del Cliente 

5.1.    Il Cliente è l’unico responsabile dell’utilizzo del servizio, nonché delle eventuali conseguenze pregiudizievoli, che dovessero ricadere su EKRA e sui terzi. Il Cliente si impegna a comunicare immediatamente ad EKRA qualsiasi eventuale uso non autorizzato di WCS da parte di terzi, non appena avutane conoscenza, impegnandosi comunque a manlevare e tenere indenne EKRA da qualsiasi richiesta, anche di risarcimento danni, proposta e/o derivante, direttamente o indirettamente, dal sopra indicato uso od abuso del servizio. 

5.2.    E’ vietato effettuare copie, o distribuire, a scopo di lucro, in forma gratuita o altro, tutto o parte del software e del codice e dei servizi in essa contenuti, così come è assolutamente vietato disassemblare, alterare o modificare il codice sorgente della piattaforma WCS, attraverso procedure non contemplate dalla piattaforma stessa. 

5.3.    Il Cliente si obbliga, a: a) Non interferire od interrompere il servizio; b) Non usare il servizio per scopi illegali ovvero contro l’ordine pubblico, il buon costume e la morale o per scopi illeciti, ovvero l’utilizzo di programmi che possano arrecare danni alla rete internet (virus, hacking, spam, ecc.); c) Non utilizzare o diffondere il contenuto del servizio, in modi che comportino la violazione di brevetti, marchi, segreti, diritti d’autore o altri diritti di proprietà industriale e/o intellettuale di EKRA o di terzi soggetti. Inoltre, Il Cliente si impegna a segnalare tempestivamente (e comunque entro 3 giorni da quando ne è venuta a conoscenza) i comportamenti dei propri clienti, che non siano in linea con i punti a), b) e c) descritti nel corrente articolo.

 

6.    Sospensione del servizio 

6.1.    Qualora EKRA venisse a conoscenza o determinasse, a suo insindacabile giudizio, che il Cliente abbia violato o stia violando le prescrizioni, di cui al precedente articolo, nonché la normativa vigente ivi incluso le leggi ed i regolamenti relativi alla Privacy, EKRA stessa chiederà via mail o via PEC chiarimenti in merito ed il Cliente avrà tempo 3 giorni, da intendersi tassativo, per fornire tali chiarimenti in forma scritta (sempre via mail o PEC). Se la risposta del Cliente non dovesse pervenire entro i convenuti 3 giorni, o se EKRA non si ritenesse soddisfatta della risposta ricevuta, la stessa EKRA potrà sospendere e/o interrompere l’erogazione del servizio ovvero di disconnettere (temporaneamente o definitivamente) l’account del Cliente, e ciò senza riconoscimento di alcun rimborso, indennizzo e/o risarcimento, con conseguente successiva cancellazione dell’account.

6.2.    EKRA si riserva altresì il diritto di sospendere l’erogazione del servizio qualora venisse a conoscenza o ritenesse, a suo giudizio, che si sia verificata o si stia verificando una delle seguenti circostanze: a) un utilizzo del servizio che determini situazioni di pericolo o instabilità delle server farm tale da arrecare danni a EKRA o a terzi; b) un traffico anomalo o tale da impedire la normale erogazione del servizio; c) qualora la pubblica autorità o altri soggetti terzi comunichino a EKRA un uso illecito, improprio ovvero non conforme alle regole del servizio da parte del cliente; d) sospendere i Servizi in caso di mancato, inesatto e/o ritardato pagamento del corrispettivo previsto nella proposta commerciale. 

6.3.    In ogni caso EKRA si riserva ogni azione di rivalsa e/o risarcitoria o comunque prevista dalla legge sul responsabile di dette violazioni, ovvero la facoltà di esercitare la clausola risolutiva espressa di cui all’art. 16 del presente contratto. 

 

7.    Sospensione, modificazione e interruzione temporanea dei servizi 

7.1.    EKRA si assume l’onere di mantenere in piena efficienza i Servizi, fermo restando quanto specificato nei successivi paragrafi.

7.2.    EKRA si riserva la facoltà di: - interrompere i Servizi, per un tempo non superiore a 1,5% delle ore annuali previste dal presente contratto, per aggiornare e/o modificare gli stessi, previa comunicazione tramite e-mail; - modificare le funzionalità e/o le strutture del proprio sistema, quando ciò sia reso necessario da ragioni tecniche-operative, anche al fine di assicurare ai propri clienti un elevato standard di sicurezza dei sistemi informatici. 

 

8.    Proprietà industriale e intellettuale 

8.1.    I contenuti e gli algoritmi della piattaforma S.a.a.S. WCS sono oggetto di diritti di proprietà intellettuale e industriale spettanti a EKRA e sono tutelati dalle norme di legge vigenti in materia di proprietà intellettuale, civile e penale. 

8.2.    Il Cliente si asterrà da qualsiasi utilizzazione dei contenuti e gli algoritmi in concorrenza con i diritti di utilizzazione economica spettanti a EKRA. 

8.3.    Il Cliente non è autorizzato a modificare, tradurre, adattare, rielaborare o decompilare i contenuti e/o gli algoritmi o crearne applicazioni derivate. I manuali d’uso, i video, le presentazioni ed ogni stampato accessorio prodotto da EKRA, sono coperti da copyright e non possono essere riprodotti dal Cliente, salvo che per uso aziendale. 

8.4.    Il software WCS è di proprietà esclusiva di EKRA e la licenza d’uso ivi concessa non costituisce cessione o vendita, totale o parziale, dei diritti di proprietà originari relativi alla piattaforma stessa, alle singole parti di essa e agli eventuali contenuti dei corsi. 

8.5.    Il cliente si assume la responsabilità esclusiva in merito all’utilizzo dei servizi e riconosce, in capo a EKRA, la piena e totale esclusiva dei diritti d’autore e ogni e qualsiasi altro diritto si riconnetta ai servizi di S.a.a.S. concessi in licenza. 

8.6.    EKRA è esclusivo titolare dei marchi EKRA e WCS e del nome dominio www.ekra.it

 

9.    Garanzie sui servizi, responsabilità, esclusive 

9.1.    EKRA fornisce la possibilità di utilizzare la piattaforma WCS in modalità S.a.a.S. nello stato di fatto e di diritto. EKRA non garantisce che le funzionalità contenute rispondano alle esigenze del Cliente, siano continuative o prive di errori. 

9.2.    Il Cliente riconosce che in nessun caso EKRA sarà responsabile per danni conseguenti, indiretti, accidentali anche in relazione alla sospensione del servizio per guasti, aggiornamenti, mancata connettività ad Internet, problemi generali sui server di EKRA, attività di manutenzione ordinaria e straordinaria. A tale scopo il Cliente riconosce di non pretendere da EKRA, a nessun titolo, rimborsi, sconti, e comunque alcun tipo di compenso o risarcimento anche in caso di recesso anticipato del contratto da parte del Cliente medesimo. 

9.3.    EKRA non presta alcuna garanzia in relazione ai contenuti ed agli algoritmi, che sono in continua evoluzione e modificazione, né ai materiali forniti, né alle informazioni contenute in WCS. In proposito EKRA, nei limiti dell’art. 1229 c.c., non fornisce alcuna garanzia e declina espressamente ogni responsabilità derivante dall’uso della piattaforma e delle informazioni in essa contenute, all’adeguatezza ed accuratezza di essi. 

9.4.    EKRA non gestisce né controlla la correttezza delle informazioni sui contenuti inseriti dal Cliente, né si assume l'onere di garantire la correttezza e la qualità dei contenuti inseriti da terzi per conto del Cliente al di fuori del controllo diretto di EKRA. EKRA non riconosce garanzie, né effettua dichiarazioni in merito all'utilizzo o all'esito derivante dall'utilizzo del servizio erogato, relativamente alla loro correttezza, esattezza, tempestività, affidabilità o altro. 

9.5.    Il servizio in oggetto non deve essere utilizzato in attività ad alto rischio, che in caso di errore possano determinare danni o incidenti a persone, a proprietà, all'ambiente, alla situazione finanziaria o economica del cliente. Il Cliente si assume espressamente tutti i rischi per tale utilizzo. 

9.6.    Il Cliente esonera EKRA da ogni responsabilità sui dati pubblicati (con “dati” si intende: a titolo d’esempio non esclusivo, fotografie, loghi, immagini, testi, video, file audio, ecc.), siano anch’essi sensibili. EKRA perciò, pur adoperandosi affinché ciò non avvenga, non può essere ritenuta responsabile in alcun caso per l’uso di dati, gestiti dal Cliente, che fossero, all’insaputa di EKRA stessa, coperti da copyright. 

9.7.    Il Cliente utilizza i servizi a proprio rischio: EKRA non è responsabile nei confronti di alcuna parte per controversie legali/civili o amministrative, danni indiretti, specifici, incidentali, punitivi, cauzionali o consequenziali (a titolo esemplificativo ma non esclusivo: danni in caso di impossibilità di utilizzo o accesso ai servizi, perdita o corruzione di dati, di profitti, di clientela, interruzioni dell’attività o simili), causati dall’utilizzo o dall’impossibilità di utilizzare i servizi e basati su qualsiasi ipotesi di responsabilità inclusa la violazione di contratto, la negligenza, o altro. 

9.8.    EKRA si impegna a proteggere la soluzione, oggetto del presente contratto ed erogata in modalità S.a.a.S, con un sistema Antivirus ed un apparato Firewall. In ogni caso, non sono attribuibili a EKRA malfunzionamenti dei servizi, perdite di dati, diffusione accidentale di dati sensibili, e qualsiasi altro tipo di danno verificatosi a seguito di attacchi da parte di pirati informatici, ladri, cracker, virus, ecc. 

9.9.    EKRA non è responsabile del malfunzionamento dei servizi a causa di non conformità e/o obsolescenza degli apparecchi dei quali il Cliente o terze parti sono dotati. 

9.10.    EKRA non può garantire al Cliente introiti sicuri derivanti dallo sfruttamento dei servizi. 

9.11.    Il Cliente riconosce che i servizi forniti sono passibili di interruzione per ragioni indipendenti dalla volontà di EKRA. Il Cliente inoltre accetta che la responsabilità di EKRA per la propria negligenza non potrà in nessun caso eccedere quanto pagato dal Cliente stesso per il servizio durante il periodo in cui il danno si è verificato. 

 

10.    Corrispettivo e modalità di pagamento 
Il corrispettivo e le modalità di pagamento, per l’utilizzo del sistema WCS (o parte di esso) nel periodo successivo a quello di prova, sono definite nel documento “Condizioni Economiche” o più accordi economici (più documenti di Condizioni Economiche) fra EKRA ed il Cliente.
In tali “Condizioni Economiche” sono specificati i moduli, che il Cliente può utilizzare ed il corrispondente canone annuo, la durata ed altri eventuali elementi e caratteristiche del servizio.

 

11.    Fatturazione e piano dei pagamenti
La fatturazione ed il piano dei pagamenti, per l’utilizzo del sistema WCS, sono definite nel documento “Condizioni Economiche” di cui all’articolo precedente.

 

12.    Durata – Recesso – Penale 
Le parti convengono che nel documento “Condizioni Economiche” saranno indicate la durata del contratto ed il giorno di inizio di erogazione del Servizio.
Le parti concordano che il contratto si ritiene tacitamente rinnovato per uguale periodo, salvo disdetta motivata inviata, da una parte all’altra, mediante comunicazione a mezzo raccomandata A/R o Posta Elettronica Certificata (PEC) entro 90 giorni dalla scadenza. 
Nel caso di recesso anticipato esercitato dal Cliente, questo è tenuto ad astenersi dall’utilizzare le credenziali di autenticazione per l’accesso ai servizi che sono di proprietà EKRA, che si riserva comunque il diritto di annullarle dal giorno del recesso. 
Inoltre, in caso di recesso anticipato il Cliente sarà obbligato a corrispondere in una unica soluzione ad EKRA a titolo di penale l’intero importo del corrispettivo annuale pattuito sino alla scadenza.

 

13.    Dichiarazione del Cliente 
Il Cliente riconosce e prende atto che EKRA potrà interrompere il servizio al fine di mantenere, aggiornare e modificare lo stesso o abilitare nuovi servizi dandone notizia a mezzo e-mail al cliente. 
Il Cliente riconosce che le sopra esposte circostanze di sospensioni o disconnessioni sono necessarie dalla tipologia del servizio fornito e che pertanto EKRA non potrà essere ritenuta in alcun modo responsabile della temporanea disabilitazione del servizio. 

 

14.    Forza Maggiore 
EKRA non potrà in nessun caso essere considerata responsabile nei confronti del cliente ovvero di terzi per il ritardo o il mancato adempimento dei propri obblighi dovuti a caso fortuito o forza maggiore quali, a mero titolo esemplificativo, e non tassativo, azioni di autorità pubbliche, alluvioni, incendi, furti, epidemie, esplosioni, incidenti, scioperi, e serrate anche non aziendali, atti di guerra, embargo, impossibilità di trasporto, sospensioni o problemi di telecomunicazione, fulmini, guasti agli impianti non imputabili a EKRA, interruzioni o sovraccarico dei flussi energetici, guasti, o interruzione delle linee telefoniche riconducibili all’attività del gestore (o concessionario) delle linee medesime, nonché interruzioni o sospensioni non imputabili o comunque indipendenti dalla volontà di EKRA ovvero derivanti da soggetti terzi. 

 

15.    Limitazione della garanzia 
EKRA non può in alcun modo essere responsabile per l’inutilizzo del servizio ovvero del mancato e/o cattivo funzionamento del materiale di proprietà del cliente. 
EKRA non presta alcun tipo di garanzia, espressa ovvero implicita, di commerciabilità, di compatibilità o idoneità ad uno scopo particolare dell’utente o di terzi ed inoltre non presta garanzia che il servizio corrisponda ai requisiti ed alle esigenze del Cliente medesimo. 
Gli esempi, i materiali e le informazioni contenute in WCS sono forniti tassativamente ed esclusivamente a scopo di esempio, non costituendo in alcun modo consulenza professionale. 

 

16.    Clausola risolutiva espressa 
Il contratto si risolverà di diritto ex art. 1456 c.c., qualora una delle parti dichiari di avvalersi della presente clausola a mezzo lettera raccomandata A.R. o PEC nel caso di si verifichi uno degli inadempimenti agli obblighi di seguito indicati: 
a) violazione degli obblighi di cui all’art. 5; 
b) violazione degli obblighi di cui all’art. 6;
c) violazione degli obblighi di cui all’art. 8;
d) violazione degli obblighi di cui all’art. 10. 

 

17.    Esclusioni di responsabilità
E’ esclusa ogni responsabilità di EKRA per la sospensione e/o interruzione dell’accesso alla piattaforma S.a.a.S. connessa e/o dipendente dalle operazioni di manutenzione ed aggiornamento. 
Nessuna responsabilità a qualunque titolo o natura è assunta da EKRA quanto alla completezza, esattezza e/o adeguatezza dei dati inseriti dal Cliente e delle configurazioni da questi effettuate. Il Cliente, pertanto, è tenuto a valutare e verificare i contenuti e le configurazioni in ogni loro parte essendo egli stesso l’unico responsabile dell’esattezza degli elaborati e dei risultati che si ottengono dal loro uso. EKRA pertanto non si assume alcuna responsabilità sul contenuto e/o sulla correttezza e/o sulla completezza delle informazioni fornite tramite la piattaforma S.a.a.S., né sulle configurazioni effettuate dal Cliente.
Le decisioni e/o valutazioni derivanti dalla consultazione della piattaforma sono assunte dal Cliente e/o dai suoi aventi causa in completa autonomia e sotto la propria diretta e unica responsabilità. 
In nessun caso EKRA potrà essere ritenuta responsabile neppure in parte per qualunque difficoltà, vizio, anomalia, discontinuità, impossibilità di accesso e/o utilizzo delle Banche Dati derivate e/o comunque connesse alla dotazione hardware e software del cliente ovvero alla connessione tramite il provider prescelto dal cliente medesimo, al non corretto funzionamento della rete telefonica o dei dispositivi che costituiscono la rete Internet. 

 

18.    Privacy 
Ai sensi e per gli effetti delle leggi e delle normative in materia di Privacy, EKRA informa il cliente che i dati personali del Cliente, forniti dal Cliente a EKRA medesima, nell’ambito delle verifiche e attività precontrattuali, all’atto della sottoscrizione o in corso di esecuzione del presente contratto, sono trattati esclusivamente per la finalità di svolgere le predette attività precontrattuali, adempiere agli obblighi ed esercitare i diritti nascenti dal contratto. Tali dati – oltre che dei collaboratori di EKRA debitamente incaricati – potranno essere comunicati a terzi delle cui prestazioni EKRA si avvale per eseguire o compiere operazioni connesse o conseguenti al rapporto in oggetto, alle verifiche precontrattuali, quali a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, concessionari, subfornitori, istituti di credito, compagnie di assicurazione, vettori, consulenti legali, fiscali, informatici, amministrativi ecc..
I dati del servizio risiedono su server collocati fisicamente sul territorio italiano. EKRA si riserva la possibilità di modificare la collocazione fisica dei dati previa comunicazione e accettazione della nuova collocazione da parte del Cliente. 
Ciascuna Parte riconosce all’altra la possibilità di utilizzare il proprio nome per referenze commerciali, oltre alla pubblicazione dei cosiddetti “crediti” nel Web.

 

19.    Comunicazioni
Ogni comunicazione collegata e/o connessa al presente contratto sarà valida ed efficace nei confronti dell’altra parte ove effettuata per iscritto – per via telematica – e inviata al seguente indirizzo di posta elettronica:
-    se a EKRA, via e-mail a amministrazione@ekra.it
Ogni comunicazione collegata e/o connessa all’utilizzo del sistema WCS, o di una sua parte, avente per oggetto quanto contemplato nelle presenti “Condizioni Generali” dovrà essere inviata al seguente indirizzo: servizio.wcs@ekra.it .

 

20.    Foro Competente 
Il Contratto è sottoposto alla Legge italiana. Per eventuali controversie derivanti dall’applicazione del presente contratto le Parti stabiliscono la competenza esclusiva del Foro di Mantova, con esclusione di qualunque altro Foro. 

 

21.    Clausola generale 
EKRA si riserva il diritto di modificare in qualsiasi momento il presente contratto, dandone comunicazione agli Utenti nel proprio sito Web, pubblicato all’indirizzo https://www.ekra.it/it/documenti-ufficiali . In tal caso le modifiche saranno efficaci agli effetti di legge, senza la necessità di specifica ed ulteriore approvazione e comunque decorsi 10 giorni dalla loro pubblicazione.
Le condizioni, previste nel presente documento, non hanno validità, se esiste un altro accordo scritto fra il Cliente ed EKRA, per le sole parti regolate nell’eventuale, detto accordo scritto.
L’eventuale tolleranza di comportamenti posti in essere dal Cliente, in violazione delle disposizioni contenute nelle presenti condizioni, non costituisce rinuncia ai diritti derivanti dalle disposizioni violate, né al diritto di esigere l’esatto adempimento delle obbligazioni ed il rispetto di tutti i termini e le condizioni previste nel contratto stesso, nei limiti dei termini di prescrizione. 
L’eventuale nullità di una o più clausole del presente accordo, non comporta la nullità dell’intero contratto; le Parti si impegnano a sostituire le clausole nulle con clausole ammissibili e idonee al raggiungimento dello scopo voluto nel Contratto stesso.
Per tutto quanto non espressamente regolamentato nel Contratto, le Parti rinviano espressamente alle regole generali in materia di contratti del Codice Civile ed alle vigenti leggi speciali.

 

CLAUSOLE VESSATORIE
Il Cliente dichiara di aver letto ed approvato le sopraesposte clausole ed ai sensi e per gli effetti degli artt. 1341 c.c. ed approva espressamente le seguenti clausole che costituiscono parte essenziale ed integrante del presente contratto, reietta fin d’ora ogni reciproca eccezione, Articoli: 3 ,4, 5, 6, 7, 8, 9, 12, 13, 15, 16, 21.


 

Accordo per il Trattamento dei Dati - DPA

 

  1. Introduzione ed oggetto dell’accordo

 

Il presente accordo per il trattamento dei dati (detto “DPA”) è stipulato tra:

EKRA S.r.l. (di seguito “EKRA” o “Fornitore”), con sede legale a Mantova, via Filippo Corridoni, 45, 46100, Codice Fiscale e Partita IVA 02483290207 e numero di iscrizione al Registro Imprese di Mantova, n. MN-256645, rappresentata da Paolo Arisi

 

ed

 

Il Cliente, che coincide con l’organizzazione, che si avvale correntemente di uno o più servizi di EKRA, che prevedano, da parte di EKRA medesima, la raccolta, l’archiviazione ed eventualmente l’elaborazione di dati personali.

Il presente accordo prevede che EKRA, nel rispetto del Regolamento UE 2016/679 (GDPR), si ponga quale Responsabile Esterno del trattamento dei dati del Cliente. Resta comunque inteso che il Cliente mantiene la carica, rispetto a tali dati, di Titolare Autonomo del trattamento, assumendo tutti gli obblighi e le responsabilità ad esso connesse, manlevando EKRA da ogni contestazione e da qualsivoglia pretesa che dovesse provenire da terzi in riferimento a tali trattamenti.

 

 

  1. Premesse e precondizioni
     
    1. Il Cliente ha stipulato uno o più accordi commerciali con EKRA (di seguito il “Contratto”) siano essi scritti, verbali o comunque desumibili da fatti concludenti;
    2. Il Titolare del trattamento (cioè il Cliente) e il Responsabile del trattamento (cioè il fornitore) hanno stipulato il presente Accordo per il Trattamento dei dati (“DPA”) al fine di soddisfare l’obbligo di sottoscrivere un accordo scritto, così come previsto dalla normativa vigente ed applicabile in materia di protezione dei dati. Oltre a quanto eventualmente previsto dal contratto, si applicheranno le disposizioni riportate di seguito in relazione al trattamento dei dati personali da parte del Responsabile del trattamento per conto del Titolare del trattamento;
    3. Il presente Accordo non comprende l’impiego di soluzioni e lo svolgimento di attività considerate aggiuntive, quindi non presenti, rispetto al Contratto stipulato tra le parti. Le attività aggiuntive, per essere svolte da EKRA su richiesta del Cliente, richiederanno una valorizzazione preventiva non compresa nelle quote stabilite dal Contratto;
    4. Ciascuna delle Parti si impegna a conformarsi, nel trattamento dei Dati Personali, ai rispettivi obblighi derivanti dalla legislazione in materia di Protezione dei Dati Personali applicabile;
    5. Con il presente Accordo, il Cliente accetta integralmente tutte le condizioni riportate in questo documento.

 

 

  1. Trattamento dei Dati Personali
     
    1. Il Responsabile del trattamento si impegna a trattare i dati personali esclusivamente in conformità alle istruzioni documentate comunicate di volta in volta dal Titolare del trattamento. Le istruzioni iniziali del Titolare del trattamento al Responsabile del trattamento relativamente all’oggetto e alla durata, alla natura e alle finalità del trattamento, alla tipologia di dati personali e alle categorie di interessati sono precisate nel presente DPA;
    2. In caso di eventuali modifiche ai Servizi che possano comportare un nuovo o differente trattamento di dati personali e/o in caso di modifiche o aggiornamenti alle istruzioni apportate dal Titolare stesso, le Parti procederanno ad aggiornare il trattamento di dati personali.
    3. Nell'eseguire il trattamento dei Dati Personali ai fini della prestazione dei Servizi, il Fornitore si impegna a eseguire il trattamento dei Dati Personali soltanto nella misura e con le modalità necessarie per erogare i Servizi o per adempiere opportunamente i propri obblighi, previsti dal Contratto e dal presente Accordo, ovvero imposti dalla legge o da un organo di vigilanza o controllo competente;
    4. EKRA si impegna a conformarsi alle Istruzioni, fermo restando che, qualora il Cliente richieda variazioni rispetto a quelle iniziali, il Fornitore valuterà gli aspetti di fattibilità e concorderà con il Cliente le predette variazioni ed i costi annessi;
    5. Il Personale di EKRA che accede, o comunque tratta i Dati Personali, è preposto al trattamento di tali dati sulla base di idonee autorizzazioni e ha ricevuto la necessaria formazione anche in merito al trattamento dei dati personali. Tale personale è vincolato da obblighi di riservatezza e dal Codice Etico aziendale e deve attenersi alle policy di riservatezza e di protezione dei dati personali adottate dal Fornitore;
    6. Il Responsabile del trattamento assisterà il Titolare del trattamento nell’adempimento dell’obbligo del Titolare del trattamento di rispondere alle richieste avanzate dagli interessati per l’esercizio dei loro diritti all’informazione in merito al trattamento dei dati personali. Il Fornitore valuterà gli aspetti di fattibilità e concorderà con il Cliente le attività ed i costi connessi;
    7. Qualora gli interessati, le autorità competenti o terzi richiedessero informazioni al Responsabile del trattamento in merito al trattamento dei dati personali di cui al presente DPA, il medesimo comunicherà tale richiesta al Titolare del trattamento. EKRA non potrà in alcun modo agire per conto o in veste di rappresentante del Titolare del trattamento e non potrà trasferire o in alcun altro modo divulgare a terzi dati personali o qualsiasi altra informazione relativa al trattamento dei dati personali senza aver ottenuto previe istruzioni dal Titolare del trattamento. Nell’eventualità in cui il Responsabile del trattamento fosse tenuto a divulgare, in conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili, dati personali che lo stesso tratti per conto del Titolare del trattamento, il medesimo si obbliga sin d’ora a darne comunicazione immediata al Titolare del trattamento. EKRA si riserva il diritto di valutare gli aspetti di fattibilità e concorderà con il Cliente le attività ed i costi connessi.

 

 

  1. Affidamento a Terzi
     
    1. In relazione all'affidamento a Responsabili Ulteriori del Trattamento di operazioni di trattamento di Dati Personali, le Parti convengono quanto segue:
      il Responsabile del trattamento si avvarrà di propri sub-fornitori, per le finalità in essa precisate. Il Titolare riconosce e accetta che ciò possa comportare il trattamento di dati da parte dei medesimi;

 

 

  1. Trasferimento a Paesi Terzi
     
    1. Il Responsabile del trattamento non potrà trasferire i dati personali o comunque divulgarli direttamente o anche solo indirettamente al di fuori dello Spazio Economico Europeo senza aver ottenuto specifica approvazione scritta dal Titolare del trattamento (che potrà essere rifiutata o concessa sulla base delle condizioni che il Titolare riterrà necessario impartire).

 

 

  1. Disposizioni in Materia di Sicurezza
     
    1. Nell'eseguire il trattamento dei Dati Personali ai fini della prestazione dei Servizi, EKRA si impegna ad adottare misure tecnico-organizzative per evitare il trattamento illecito o non autorizzato, la distruzione accidentale o illecita, il danneggiamento, la perdita accidentale, l'alterazione e la divulgazione non autorizzata di, o l’accesso ai, Dati Personali.
    2. Il Fornitore potrà aggiornare e modificare nel tempo le Misure di Sicurezza adottate, fermo restando che tali aggiornamenti e modifiche non potranno comportare una riduzione del livello di sicurezza complessivo dei Servizi. Di tali aggiornamenti e modifiche sarà fornita notifica al Cliente mediante invio di comunicazione all'Email di notifica;
    3. Qualora il Cliente richieda di adottare misure di sicurezza aggiuntive rispetto alle Misure di Sicurezza indicate dal Fornitore lo stesso si riserva il diritto di valutarne la fattibilità e potrà applicare costi aggiuntivi a carico del Cliente per tale implementazione;
    4. Qualora il prodotto consenta l'integrazione con applicativi di terze parti, il Fornitore non sarà responsabile dell'applicazione delle Misure di Sicurezza relative alle componenti delle terze parti o delle modalità di funzionamento del prodotto derivanti dall'integrazione effettuata dalle terze parti.
    5. Il Cliente riconosce e accetta che, nella fruizione dei Servizi, rimane responsabilità esclusiva del Cliente l'adozione di adeguate misure di sicurezza, in relazione alla fruizione dei Servizi da parte del proprio personale e di coloro che sono autorizzati ad accedere a detti Servizi.

 

 

  1. Misure alle Violazioni di Sicurezza


Qualora il Fornitore venga a conoscenza di una Violazione di Sicurezza dei Dati Personali, lo stesso:

  • informerà il Cliente mediante comunicazione inoltrata all'Email di notifica;
  • adotterà le misure concordate in sede di contratto per limitare i possibili danni e la sicurezza dei Dati Personali;
  • fornirà al Cliente, per quanto possibile, una descrizione della Violazione della Sicurezza dei Dati Personali ivi incluse le misure adottate.

Nel caso di una Violazione di Sicurezza dei Dati, è responsabilità esclusiva del Cliente adempiere, nei casi previsti dalla Legislazione in materia di Trattamento di Dati Personali, agli obblighi di notificazione della Violazione di Sicurezza ai terzi (all'Utente Finale di cui il Cliente è Responsabile del Trattamento dei dati) e all'Autorità di controllo e agli interessati.

 

 

  1. Resta inteso che la notificazione di una Violazione di Sicurezza o l'adozione di misure volte a gestire una Violazione di Sicurezza non costituisce riconoscimento di inadempimento o di responsabilità da parte del Fornitore in relazione a detta Violazione di Sicurezza;
  2. Il Cliente dovrà comunicare tempestivamente (entro 48 ore dalla Violazione) al Fornitore eventuali utilizzi impropri degli account o delle credenziali di autenticazione oppure eventuali Violazioni di Sicurezza di cui abbia avuto conoscenza riguardanti i Servizi.


 

  1. Diritti di Controllo e Verifica
     
    1. EKRA riconosce il diritto del Cliente, con le modalità e nei limiti di seguito indicati, ad effettuare audit indipendenti per verificare la conformità del Fornitore agli obblighi previsti nel presente Accordo e nei rispettivi DPA, e di quanto previsto dalla normativa. Il Cliente potrà avvalersi per tali attività di proprio personale specializzato o di revisori esterni, purché tali soggetti siano previamente vincolati da idonei impegni alla riservatezza;
    2. Il Fornitore potrà opporsi per iscritto alla nomina da parte del Cliente di eventuali revisori esterni che siano, ad insindacabile giudizio del Fornitore, non adeguatamente qualificati o indipendenti, siano concorrenti del Fornitore o che siano evidentemente inadeguati. In tali circostanze il Cliente sarà tenuto a nominare altri revisori o a condurre le verifiche in proprio.
    3. Il Cliente si impegna a corrispondere al Fornitore gli eventuali costi calcolati dal Fornitore e comunicati al Cliente nella fase di cui al precedente punto 8.2, con le modalità e nei tempi ivi concordati. Restano a carico esclusivo del Cliente i costi delle attività di verifica dallo stesso commissionate a terzi;

 

  1. Obblighi del Cliente e Limitazioni

 

Il Cliente è l’unico Titolare del Trattamento dei dati immessi e trattati mediante i Servizi forniti da EKRA. Il Cliente si assume tutti gli obblighi e le responsabilità legati a questo titolo, manlevando EKRA da ogni contestazione, pretesa o richiesta avanzata da terzi in relazione a tali trattamenti. In relazione agli obblighi derivati da questa carica:

  • Il Titolare garantisce di aver preventivamente fornito agli interessati di cui svolge il trattamento dei dati tutte le informazioni necessarie e le adeguate informative per illustrare loro il trattamento dei dati, come da art. 13 D.lgs. 196/2003 e del Regolamento europeo 679/2016, e di aver acquisito il loro consenso al trattamento;
  • Qualora il rilascio dell'informativa e l'ottenimento del consenso debbano avvenire per il tramite del prodotto oggetto del Contratto, il Cliente dichiara di aver valutato il prodotto e che esso risponde alle esigenze del Cliente. Resta altresì a carico del Cliente valutare se l'eventuale modulistica resa disponibile dal Fornitore per agevolare l'assolvimento degli obblighi di informativa e consenso (es. modello di privacy policy o informative), quando disponibile, sia conforme alla Legislazione in materia di Protezione dei Dati Personali e adattare la stessa ove ritenuto opportuno;
  • Il Titolare prende atto che, nell’eventualità che gli interessati, le autorità competenti terzi richiedessero informazioni al Responsabile del trattamento in merito al trattamento dei dati personali di cui al presente DPA, il medesimo comunicherà tale richiesta al Titolare, come da articolo 3.7;
  • Il Titolare si impegna a fornire al Responsabile del trattamento un elenco completo dei trattamenti svolti e la relativa analisi dei rischi.

 

  1. Periodo di Validità

 

Le disposizioni del presente DPA si applicheranno finché EKRA tratterà i dati personali per i quali il Cliente sia il Titolare del trattamento.

Il presente DPA e le relative clausole hanno durata pari a quella del Contratto stipulato tra EKRA e il Cliente in relazione al Servizio prescelto. In caso di assenza di una durata prestabilita, la durata sarà pari a quella desumibile dagli usi e dai comportamenti concludenti tra le parti.

 

 

  1. Misure alla Cessazione del Trattamento dei Dati Personali

 

Alla cessazione del Servizio, il Fornitore provvederà:

  • alla cancellazione dei Dati Personali (ivi incluse eventuali copie) dai propri sistemi o da quelli su cui lo stesso abbia controllo, entro il termine previsto nel Contratto, tranne il caso in cui la conservazione dei dati da parte del Fornitore sia necessaria o consentita al fine di assolvere ad una disposizione di legge italiana o europea;
  • a mantenere a disposizione del Cliente i Dati Personali per l'estrazione per il periodo di previsto dal Contratto;

 

Il Cliente riconosce:

  • di poter estrarre i Dati Personali, alla cessazione del Servizio, nei modi convenuti nel Contratto e conviene che è sua responsabilità provvedere all'estrazione totale o parziale dei soli Dati Personali che ritenga utile conservare e che tale estrazione dovrà essere effettuata prima della scadenza del termine stabilito da Contratto o al termine del rapporto di prestazione servizi;
  • che successivamente al predetto termine, i Dati Personali potrebbero non essere più accessibili.

 

 

  1. Limitazioni dalla Responsabilità di EKRA
     
  1. Il Cliente prende atto che nel caso in cui la prestazione effettuata dal Titolare imponesse il trattamento di dati “particolari”, ovvero, secondo quanto previsto dal GDPR (art. 9), i dati personali che rivelino l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, nonché dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute e alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona, il Titolare dovrà preventivamente fornire apposita informativa e per richiedere all’interessato l’apposito consenso al trattamento;
  2. Il Cliente prende atto che EKRA non vende, né affitta, né concede in prestito a terze parti, i propri elenchi di utenti e i relativi dati;
  3. Il Cliente prende atto che EKRA non effettua nessun backup specifico dei dati e/o informazioni e/o contenuti trattati dal Cliente mediante il Servizio offerto. EKRA in ogni caso non offre alcuna garanzia relativamente all'utilizzo del Servizio per quanto riguarda la tutela e la conservazione dei suddetti dati e/o informazioni e/o contenuti, salva l'attivazione da parte del Cliente di specifico servizio accessorio;
  4. Anche nell’ipotesi in cui il Cliente abbia acquistato il Servizio di backup, per quanto il predetto servizio riduca il rischio di perdita dati e renda più semplice per il Cliente avere a disposizione la copia dei medesimi, non è esclusa la possibilità che tale copia di backup, anche per motivi di natura tecnica, possa non essere disponibile al momento in cui il Cliente intenda usufruirne;
  5. Il Cliente prende atto che le diverse attività da EKRA che permettono la riservatezza, l’integrità e il ripristino delle informazioni sono svolte a seconda del servizio che il Titolare acquista da EKRA, e che quindi sono commisurate al valore investito in tali attività da parte del Titolare;
  6. Il Cliente prende atto che le diverse attività svolte da EKRA per preservare i dati da attacchi informatici o eventi anomali, quali guasti che impediscono l’accesso al servizio, e la stesura di un piano di emergenza sono svolte a seconda del servizio che il Titolare acquista da EKRA, e che quindi sono commisurate al valore investito in tali attività da parte del Titolare;
  7. Il Cliente prende atto che le attività scaturite da un Data Breach e svolte da EKRA, quali indagine dell’evento, assistenza nella valutazione d’impatto, assistenza nella gestione della perdita di dati, assistenza nella consultazione dell’Autorità di Controllo, hanno un valore che deve essere economicamente riconosciuto per permettere che queste attività possano venire svolte. EKRA valuterà gli aspetti di fattibilità e concorderà con il Cliente le attività ed i costi connessi;
  8. Il Cliente prende atto che le diverse attività svolte da EKRA per fornire informazioni (o integrazioni di informazioni), effettuare controlli al trattamento, acconsentire l’accesso al database, adempiere ai provvedimenti eventualmente adottati dall’Autorità di Controllo, hanno un valore che deve essere economicamente riconosciuto per permettere che queste attività possano venire svolte. EKRA valuterà gli aspetti di fattibilità e concorderà con il Cliente le attività ed i costi connessi.

 

  1. Disposizioni Varie
  1. Il presente Accordo sostituisce qualsiasi altro accordo, contratto o intesa tra le Parti con riferimento al suo oggetto, nonché qualsivoglia istruzione fornita in qualsiasi forma dal Cliente al Fornitore precedentemente alla data del presente Accordo in merito ai Dati Personali trattati nell’ambito dell’esecuzione del Contratto;
  2. In caso di conflitto tra le previsioni del presente Accordo e quanto previsto nel Contratto per la prestazione dei Servizi, o in documenti del Cliente non espressamente accettati dal Fornitore in deroga al presente Accordo, prevarrà quanto previsto nel presente Accordo.

 

 

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